Tämä ohje on tarkoitettu O-Skills-järjestelmän seuran ylläpitäjille. Ohjeessa käydään läpi kaikki keskeiset toiminnot, joita tarvitset seurasi hallintaan.
Seura (Club) on O-Skills-järjestelmässä suunnistusseura, jolla on: - Jäseniä - Ylläpitäjiä - Tapahtumia - Logo ja värit - Yhteystiedot
Seuran ylläpitäjänä sinulla on vastuu: - Jäsenten hallinnasta - Jäsenhakemusten käsittelystä - Seuran tietojen ylläpidosta - Ylläpitäjien nimeämisestä - Tapahtumien hallinnasta (jos seura järjestää tapahtumia) - Viestinnästä jäsenille
Seuran ylläpitäjänä sinulla on oikeus: - Hyväksyä ja hylätä jäsenhakemuksia - Poistaa jäseniä - Lisätä ja poistaa ylläpitäjiä - Muokata seuran tietoja - Ladata seuran kuva - Tarkastella tilastoja ja raportteja - Viedä tietoja (CSV, Excel) - Hallita seuran tapahtumia
Vaihtoehtoinen tapa: 1. Siirry profiiliisi 2. Näet "Seuran ylläpito"-linkin, jos olet ylläpitäjä 3. Klikkaa linkkiä päästäksesi suoraan ylläpitopaneeliin
Seuran ylläpitäjäksi voi olla määritetty: - Seuran perustaja - Erikseen lisätyt ylläpitäjät - Järjestelmän pääkäyttäjät (staff)
Huom! Ylläpitäjän oikeudet myönnetään seuran nykyisten ylläpitäjien tai järjestelmän pääkäyttäjien toimesta.
Ylläpitopaneeli on jaettu useaan osioon, jotka näkyvät vasemmalla sivupalkissa:
Jäsenluettelo näyttää kaikki seuran jäsenet.
Jäsenluettelon tarkastelu: 1. Siirry "Jäsenet"-osioon 2. Näet listan kaikista jäsenistä 3. Jokaisesta jäsenestä näkyy: - Nimi - Käyttäjätunnus - Liittymispäivä - Viimeisin osallistuminen - Osallistumisten määrä
Jäsenten haku ja suodatus: 1. Käytä hakukenttää etsiäksesi jäseniä nimellä 2. Voit suodattaa jäseniä: - Aktiivisuuden mukaan - Liittymispäivän mukaan - Osallistumisten määrän mukaan 3. Voit järjestää jäseniä: - Nimen mukaan (A-Ö) - Liittymispäivän mukaan (uusin/vanhin) - Osallistumisten mukaan (eniten/vähiten)
Kun uusi käyttäjä hakee jäsenyyttä seuraasi:
Hakemuksen tarkastelu: 1. Siirry "Jäsenet"-osioon 2. Näet "Odottavat hakemukset" -osion 3. Klikkaa hakemusta nähdäksesi hakijan tiedot: - Nimi - Käyttäjätunnus - Profiili - Osallistumishistoria - Hakemuksen päivämäärä
Hakemuksen hyväksyminen: 1. Klikkaa "Hyväksy"-painiketta 2. Hakija saa automaattisesti ilmoituksen hyväksynnästä: - Sähköposti-ilmoitus (jos hakija on sallinut) - Mobiili-ilmoitus (jos hakijalla on mobiilisovellus) 3. Hakija näkyy nyt jäsenluettelossa 4. Hakija saa seuran jäsenen oikeudet
Hakemuksen hylkääminen: 1. Klikkaa "Hylkää"-painiketta 2. Voit kirjoittaa hylkäyksen syyn (valinnainen mutta suositeltava) 3. Vahvista hylkäys 4. Hakija saa ilmoituksen hylkäyksestä ja mahdollisesta syystä
Massahyväksyntä:
Jos sinulla on useita hakemuksia odottamassa: 1. Valitse haluamasi hakemukset listalta (valintaruudut) 2. Klikkaa "Hyväksy valitut" -painiketta 3. Kaikki valitut hakemukset hyväksytään kerralla 4. Kaikki hakijat saavat ilmoituksen
Vinkit jäsenhakemusten käsittelyyn: - Käsittele hakemukset säännöllisesti (vähintään kerran viikossa) - Tarkista hakijan profiili ja osallistumishistoria - Jos hylkäät hakemuksen, kerro syy - hakija voi korjata asian ja hakea uudelleen - Voit asettaa automaattisen hyväksymisen, jos haluat (katso Asetukset)
Jos jäsen haluaa erota tai on syytä poistaa jäsen:
Mitä tapahtuu poiston jälkeen: - Jäsen menettää seuran jäsenyyden - Jäsenen osallistumishistoria säilyy - Jäsen voi hakea jäsenyyttä uudelleen - Jäsen saa ilmoituksen poistosta
Huom! Jäsenen poistaminen ei poista hänen osallistumishistoriaansa tapahtumista tai tuloksiaan.
Voit viedä jäsentiedot eri formaateissa:
Käyttötarkoituksia: - Jäsenrekisterin ylläpito - Tilastojen tekeminen - Viestinnän suunnittelu - Raportointi hallitukselle
Huom! Noudata tietosuoja-asetuksia käsitellessäsi jäsentietoja.
Ylläpitäjäluettelo näyttää kaikki seuran ylläpitäjät.
Ylläpitäjien tarkastelu: 1. Siirry "Ylläpitäjät"-osioon 2. Näet listan kaikista ylläpitäjistä 3. Jokaisesta ylläpitäjästä näkyy: - Nimi - Käyttäjätunnus - Rooli (perustaja/ylläpitäjä) - Lisäyspäivä
Voit lisätä uusia ylläpitäjiä seurallesi:
Kuka voi olla ylläpitäjä: - Seuran jäsen (suositeltava) - Mikä tahansa rekisteröitynyt käyttäjä
Ylläpitäjän oikeudet: - Kaikki ylläpitäjät saavat samat oikeudet - Ylläpitäjät voivat: - Hyväksyä jäsenhakemuksia - Poistaa jäseniä - Lisätä ja poistaa muita ylläpitäjiä - Muokata seuran tietoja - Tarkastella raportteja
Vinkit ylläpitäjien valintaan: - Valitse luotettavia henkilöitä - Varmista, että ylläpitäjät ymmärtävät vastuunsa - Pidä ylläpitäjien määrä kohtuullisena (3-5 riittää useimmille seuroille) - Poista passiiviset ylläpitäjät
Jos ylläpitäjä ei ole enää aktiivinen tai haluaa luopua tehtävästä:
Huom! - Et voi poistaa seuran perustajaa - Et voi poistaa itseäsi, jos olet ainoa ylläpitäjä - Ylläpitäjän poistaminen ei poista hänen jäsenyyttään
Seuran perustietojen muokkaus: 1. Siirry "Asetukset"-osioon 2. Näet lomakkeen, jossa voit muokata: - Seuran nimi - Kuvaus - Kotisivu (URL) - IRMA-linkki 3. Tallenna muutokset
Yhteystiedot: 1. Samassa lomakkeessa voit muokata: - Katuosoite - Postinumero ja -toimipaikka - Puhelinnumero 2. Tallenna muutokset
Vinkit: - Pidä tiedot ajan tasalla - Varmista, että yhteystiedot ovat oikein - Kirjoita selkeä ja informatiivinen kuvaus - Lisää linkki seuran kotisivulle
Seuran värin asettaminen: 1. Siirry "Asetukset"-osioon 2. Valitse "Värit"-välilehti 3. Syötä värikoodi (HEX-muodossa, esim. #FF0000) 4. TAI käytä värinvalitsinta 5. Tallenna
Värin käyttö: - Väri näkyy seuran sivulla - Väri näkyy tapahtumissa - Väri näkyy jäsenten profiileissa
Seuran ylläpitäjänä voit hallita seuran tapahtumia.
Tapahtumien tarkastelu: 1. Siirry seuran sivulle 2. Klikkaa "Tapahtumat"-välilehteä 3. Näet listan kaikista seuran tapahtumista: - Tulevat tapahtumat - Menneet tapahtumat 4. Voit suodattaa tapahtumia: - Päivämäärän mukaan - Tapahtumatyypin mukaan
Tapahtuman luonti:
Seuran ylläpitäjänä voit luoda tapahtumia seuran nimissä: 1. Siirry tapahtumakalenteriin 2. Klikkaa "Luo tapahtuma" 3. Valitse seurasi järjestäjäksi 4. Täytä tapahtuman tiedot 5. Tallenna
Tapahtuman muokkaus:
Jos seura on tapahtuman järjestäjä, voit muokata sitä: 1. Avaa tapahtuma 2. Klikkaa "Muokkaa" (näkyy vain ylläpitäjille) 3. Tee tarvittavat muutokset 4. Tallenna
Tapahtuman ylläpito:
Seuran ylläpitäjänä sinulla on oikeus: - Muokata tapahtuman tietoja - Hallita osallistujia - Lisätä tuloksia - Lähettää viestejä osallistujille - Poistaa tapahtuma
Lisätietoja: Katso tarkemmat ohjeet tapahtumien hallintaan "Ryhmän ylläpitäjän ohjeesta" - toiminnot ovat samat.
Raportit-osio tarjoaa kattavat tilastot seurasi toiminnasta.
Jäsenmäärän kehitys: 1. Siirry "Raportit"-osioon 2. Valitse "Jäsentilastot" 3. Valitse aikaväli (kuukausi, vuosi, kaikki) 4. Näet: - Jäsenmäärän kehitys (kaavio) - Uudet jäsenet aikavälillä - Eronneet jäsenet - Nettokasvu 5. Voit viedä tilastot (CSV/Excel)
Jäsenten aktiivisuus: 1. Valitse "Aktiivisuustilastot" 2. Näet: - Aktiiviset jäsenet (osallistuneet viimeisen 3 kk aikana) - Passiiviset jäsenet - Aktiivisuusjakauma - Aktiivisimmat jäsenet 3. Voit suodattaa aikavälillä
Osallistumiset tapahtumiin: 1. Siirry "Raportit"-osioon 2. Valitse "Osallistumistilastot" 3. Valitse aikaväli 4. Näet: - Osallistumisten määrä aikavälillä - Osallistumisten kehitys (kaavio) - Osallistumisten jakautuminen tapahtumittain - Keskimääräinen osallistujamäärä per tapahtuma
Osallistumisten jakautuminen: 1. Valitse "Jakautuminen" 2. Näet: - Osallistumiset lajeittain - Osallistumiset sarjoittain - Osallistumiset kuukausittain - Graafinen esitys
Seuran tapahtumat: 1. Siirry "Raportit"-osioon 2. Valitse "Tapahtumatilasto" 3. Valitse aikaväli 4. Näet: - Tapahtumien määrä aikavälillä - Tapahtumien jakautuminen tyypeittäin - Keskimääräinen osallistujamäärä - Suosituimmat tapahtumat
Seuran parhaat suoritukset: 1. Valitse "Parhaat suoritukset" 2. Näet: - Top 10 sijoitukset - Sarjoittain - Vuosittain - Jäsenittäin
Seuran kehitys: 1. Siirry "Raportit"-osioon 2. Valitse "Analytiikka" 3. Näet: - Jäsenmäärän kehitys - Osallistumisten kehitys - Tapahtumien määrän kehitys - Tulosten kehitys - Trendit ja ennusteet
Kaikki raportit voi viedä eri formaateissa:
Käyttötarkoituksia: - Hallituksen raportit - Vuosikertomukset - Toiminnan suunnittelu - Budjetointi - Tilastojen jakaminen jäsenille
Seuran ylläpitäjänä voit lähettää viestejä jäsenille.
Viestin lähettäminen: 1. Siirry "Jäsenet"-osioon 2. Valitse jäsenet, joille haluat lähettää viestin: - Valitse yksittäisiä jäseniä (valintaruudut) - TAI valitse "Kaikki jäsenet" - TAI suodata jäseniä ja valitse suodatetut 3. Klikkaa "Lähetä viesti" 4. Kirjoita viesti: - Otsikko - Sisältö 5. Valitse lähetystapa: - Järjestelmän sisäinen viesti - Sähköposti (jos jäsenet ovat sallineet) 6. Klikkaa "Lähetä"
Viestintäkanavat: - Järjestelmän viestit: Kaikki jäsenet saavat viestin järjestelmään - Sähköposti: Jäsenet, jotka ovat sallineet sähköpostit, saavat viestin sähköpostiinsa - Mobiili: Jäsenet, joilla on mobiilisovellus, saavat push-ilmoituksen
Vinkit viestintään: - Lähetä viestejä vain tärkeistä asioista - Älä lähetä liikaa viestejä (max 1-2 viikossa) - Kirjoita selkeästi ja ytimekkäästi - Käytä kuvaavia otsikoita - Kunnioita jäsenten ilmoitusasetuksia
Ilmoitus tulevasta tapahtumasta: 1. Avaa tapahtuma 2. Klikkaa "Lähetä ilmoitus" 3. Valitse vastaanottajat: - Kaikki seuran jäsenet - Vain ilmoittautuneet - Vain ei-ilmoittautuneet 4. Kirjoita viesti 5. Lähetä
Muistutus ilmoittautumisesta: 1. Avaa tapahtuma 2. Klikkaa "Lähetä muistutus" 3. Järjestelmä lähettää automaattisen muistutuksen jäsenille, jotka eivät ole ilmoittautuneet 4. Voit muokata viestin sisältöä 5. Lähetä
Jos seurallasi on liitettyjä ryhmiä, voit käyttää ryhmien uutiskirjetoimintoa:
Huom! Uutiskirjeet lähetetään ryhmän jäsenille, ei suoraan seuran jäsenille.
Lähetettyjen viestien tarkastelu: 1. Siirry "Viestit"-osioon 2. Valitse "Lähetetyt viestit" 3. Näet listan kaikista lähetetyistä viesteistä: - Päivämäärä - Otsikko - Vastaanottajien määrä - Lähetystapa 4. Voit klikata viestiä nähdäksesi yksityiskohdat
K: Miten saan ylläpitäjän oikeudet?
V: Ylläpitäjän oikeudet myöntää seuran nykyinen ylläpitäjä tai järjestelmän pääkäyttäjä. Ota yhteyttä seurasi ylläpitäjiin.
K: Voiko ylläpitäjän oikeuksia rajoittaa?
V: Ei, kaikilla ylläpitäjillä on samat oikeudet. Jos haluat rajoitetumpia oikeuksia, harkitse muuta ratkaisua.
K: Miten monta ylläpitäjää seuralla voi olla?
V: Ei ole rajoitusta, mutta suositus on 3-5 ylläpitäjää. Liian monta ylläpitäjää voi aiheuttaa sekaannusta.
K: Voiko ylläpitäjän poistaa?
V: Kyllä, mikä tahansa ylläpitäjä voi poistaa muita ylläpitäjiä (paitsi perustajaa). Et voi poistaa itseäsi, jos olet ainoa ylläpitäjä.
K: Miten usein jäsenhakemuksia pitää käsitellä?
V: Suositus on vähintään kerran viikossa. Nopea käsittely parantaa käyttäjäkokemusta.
K: Voiko jäsenhakemuksen hyväksyä automaattisesti?
V: Kyllä, voit ottaa automaattisen hyväksymisen käyttöön asetuksista. Tämä sopii avoimille seuroille.
K: Mitä tehdä, jos jäsen haluaa erota?
V: Jäsen voi erota itse seuran sivulla. Jos jäsen pyytää sinua poistamaan hänet, voit tehdä sen "Jäsenet"-osiossa.
K: Voiko poistetun jäsenen palauttaa?
V: Ei suoraan, mutta jäsen voi hakea jäsenyyttä uudelleen normaalisti.
K: Näkyykö jäsenten yhteystiedot?
V: Ylläpitäjät näkevät jäsenten sähköpostiosoitteet. Muut yhteystiedot näkyvät vain, jos jäsen on asettanut ne julkisiksi.
K: Miten vaihdan seuran logon?
V: Siirry "Asetukset" → "Logo" → "Lataa logo". Valitse kuva ja tallenna.
K: Mikä on hyvä logon koko?
V: Vähintään 500x500 px. PNG-formaatti läpinäkyvällä taustalla on paras.
K: Voiko seuran nimeä vaihtaa?
V: Kyllä, siirry "Asetukset" → "Perustiedot" ja muokkaa nimeä. Huomaa, että lyhennettä ei voi vaihtaa.
K: Miten piilottaa seura hauista?
V: Siirry "Asetukset" → "Näkyvyys" ja poista "Aktiivinen seura" -valinta. Seura ei näy enää hauissa, mutta olemassa olevat jäsenet voivat käyttää sitä.
K: Voiko seuran ylläpitäjä muokata kaikkia seuran tapahtumia?
V: Kyllä, seuran ylläpitäjä voi muokata kaikkia tapahtumia, joissa seura on järjestäjänä.
K: Miten luoda tapahtuma seuran nimissä?
V: Luo tapahtuma normaalisti ja valitse seurasi järjestäjäksi. Tapahtuma näkyy automaattisesti seuran sivulla.
K: Voiko tapahtuman siirtää toiselle seuralle?
V: Kyllä, avaa tapahtuma, klikkaa "Muokkaa" ja vaihda järjestäjä.
K: Miten viedä jäsenluettelo?
V: Siirry "Jäsenet" → "Vie jäsentiedot". Valitse formaatti ja lataa tiedosto.
K: Voiko raportteja jakaa muille?
V: Voit viedä raportteja ja jakaa niitä vapaasti. Huomioi kuitenkin tietosuoja-asiat.
K: Miten vertailla seuraa muihin seuroihin?
V: Siirry "Raportit" → "Analytiikka" → "Vertailu". Valitse seurat ja näet vertailun.
K: Mistä näen seuran SM-sijoitukset?
V: Siirry "Tilastot" (ylänavigaatiosta) → "SM-tilastot". Näet kaikki seuran SM-sijoitukset.
K: Miten lähettää viestin kaikille jäsenille?
V: Siirry "Jäsenet" → Valitse "Kaikki jäsenet" → "Lähetä viesti".
K: Saako jäsen viestin, jos hän on kieltänyt sähköpostit?
V: Jäsen saa viestin järjestelmään, mutta ei sähköpostiin. Kunnioita aina jäsenten ilmoitusasetuksia.
K: Voiko lähettää viestin vain aktiivisille jäsenille?
V: Kyllä, suodata jäsenet aktiivisuuden mukaan ja lähetä viesti suodatetuille.
K: Miten usein viestejä voi lähettää?
V: Ei ole rajoitusta, mutta suositus on max 1-2 viestiä viikossa. Liian tiheä viestintä voi ärsyttää jäseniä.
K: Miten saan apua, jos jokin ei toimi?
V: Ota yhteyttä järjestelmän tukeen tai lähetä viesti pääkäyttäjille. Voit myös tarkistaa järjestelmän dokumentaation.
K: Voiko seuran poistaa?
V: Kyllä, mutta se on pysyvä toimenpide. Siirry "Asetukset" ja klikkaa "Poista seura". Varmista, että todella haluat poistaa seuran.
K: Miten liittää seura ryhmään?
V: Ryhmän ylläpitäjä voi liittää seuran ryhmään. Ota yhteyttä ryhmän ylläpitäjiin.
K: Voiko seuralla olla useita ryhmiä?
V: Kyllä, seura voi olla liitettynä useisiin ryhmiin.
Seura voi olla liitettynä yhteen tai useampaan ryhmään: - Harjoitusryhmät - Tapahtumaryhmät - Alueelliset yhteisöt
Hyödyt: - Ryhmät voivat järjestää tapahtumia seuran nimissä - Seuran jäsenet voivat liittyä ryhmiin helposti - Yhteinen viestintä - Yhteinen tilastointi
Ryhmän ylläpitäjä voi liittää seuran ryhmään: 1. Ryhmän ylläpitäjä siirtyy ryhmän asetuksiin 2. Valitsee "Seurat" 3. Lisää seurasi 4. Seura näkyy nyt ryhmän sivulla
Viestintä: - Sovi ryhmän ylläpitäjien kanssa viestintäkäytännöistä - Koordinoi tapahtumien järjestämistä - Jaa tilastoja ja raportteja
Tapahtumat: - Ryhmä voi järjestää tapahtumia seuran nimissä - Seura voi tukea ryhmän tapahtumia - Yhteinen tapahtumien markkinointi
Jäsenet: - Seuran jäsenet voivat liittyä ryhmiin - Ryhmän jäsenet voivat liittyä seuraan - Yhteinen jäsenrekisteri (jos sovittu)
Päivitetty: Tammikuu 2026
Versio: 1.2
Kiitos, että ylläpidät seuraasi O-Skills-järjestelmässä! 🏃♂️