Sisällysluettelo

Group Maintainer

Käyttöohjeet ryhmän/seuran ylläpitäjälle

Sisällysluettelo

  1. Johdanto
  2. Pääsy ylläpitopaneeliin
  3. Ylläpitopaneelin yleiskatsaus
  4. Jäsenhallinta
  5. Tapahtumien hallinta
  6. Kyselyt ja palautteet
  7. Uutiskirjeet
  8. Raportit ja tilastot
  9. Ryhmän asetukset
  10. Usein kysytyt kysymykset

Johdanto

Tämä ohje on tarkoitettu O-Skills-järjestelmän ryhmien ja seurojen ylläpitäjille. Ohjeessa käydään läpi kaikki keskeiset toiminnot, joita tarvitset ryhmäsi tai seurasi hallintaan.

Mikä on ryhmä?

Ryhmä (ClubGroup) on O-Skills-järjestelmässä yhteisö, joka voi olla esimerkiksi: - Harjoitusryhmä - Tapahtumaryhmä - Seura - Alueellinen yhteisö

Ylläpitäjän roolit

Ryhmän ylläpitäjänä sinulla on oikeus: - Hallita jäseniä ja jäsenhakemuksia - Luoda ja hallita tapahtumia - Lähettää viestejä jäsenille - Luoda kyselyitä ja kerätä palautetta - Tarkastella tilastoja ja raportteja - Muokata ryhmän tietoja

Pääsy ylläpitopaneeliin

Miten pääsen ylläpitopaneeliin?

  1. Kirjaudu sisään O-Skills-järjestelmään
  2. Siirry ryhmäsi sivulle
  3. Jos olet ylläpitäjä, näet "Ylläpito"-painikkeen ryhmän sivulla
  4. Klikkaa "Ylläpito"-painiketta päästäksesi ylläpitopaneeliin

Kuka voi olla ylläpitäjä?

Ylläpitäjäksi voi olla määritetty: - Ryhmän perustaja (author) - Erikseen lisätyt ylläpitäjät (maintainers) - Järjestelmän pääkäyttäjät (staff) - Seuran ylläpitäjät (jos ryhmä on liitetty seuraan)

Ylläpitopaneelin yleiskatsaus

Ylläpitopaneeli on jaettu useaan osioon, jotka näkyvät vasemmalla sivupalkissa:

1. Yleiskatsaus (Overview)

  • Näyttää ryhmän keskeiset tilastot
  • Viimeisimmät tapahtumat
  • Jäsenmäärän kehitys
  • Pikavalinnat yleisiin toimintoihin

2. Jäsenet (Members)

  • Jäsenluettelo
  • Jäsenhakemusten hyväksyntä
  • Jäsenten hallinta
  • Ylläpitäjien lisääminen

3. Tapahtumat (Events)

  • Ryhmän tapahtumat
  • Tapahtumien luonti ja muokkaus
  • Osallistujalistat
  • Tapahtumien tilastot

4. Kyselyt (Questionaries)

  • Kyselyiden luonti ja hallinta
  • Vastausten tarkastelu
  • Tulosten analysointi
  • Kyselypohjien hallinta

5. Uutiskirjeet (Newsletters)

  • Uutiskirjeiden luonti
  • Automaattiset viikko- ja kuukausikatsaukset
  • Lähetyshistoria
  • Uutiskirjeasetukset

6. Raportit (Reports)

  • Osallistumistilastot
  • Aktiivisuusraportit
  • Jäsentilastot
  • Viennit (CSV, Excel)

7. Asetukset (Settings)

  • Ryhmän perustiedot
  • Kuvat ja logot
  • Näkyvyysasetukset
  • Ylläpitäjien hallinta

Jäsenhallinta

Jäsenluettelo

Jäsenluettelo näyttää kaikki ryhmän jäsenet. Voit: - Suodattaa jäseniä nimen mukaan - Järjestää jäseniä eri kriteerien mukaan - Nähdä jäsenen osallistumishistorian - Poistaa jäseniä ryhmästä

Jäsenhakemusten hyväksyntä

Kun uusi käyttäjä hakee jäsenyyttä ryhmääsi:

  1. Hakemus ilmestyy "Jäsenet"-osioon
  2. Näet hakemuksen "Odottavat hakemukset" -listalla

  3. Saat ilmoituksen sähköpostiin (jos olet ottanut ilmoitukset käyttöön)

  4. Hakemuksen tarkastelu

  5. Klikkaa hakemusta nähdäksesi hakijan tiedot

  6. Voit tarkastella hakijan profiilia ja osallistumishistoriaa

  7. Hakemuksen hyväksyminen

  8. Klikkaa "Hyväksy"-painiketta
  9. Hakija saa automaattisesti ilmoituksen hyväksynnästä

  10. Hakija näkyy nyt jäsenluettelossa

  11. Hakemuksen hylkääminen

  12. Klikkaa "Hylkää"-painiketta
  13. Voit kirjoittaa hylkäyksen syyn (valinnainen)
  14. Hakija saa ilmoituksen hylkäyksestä

Massahyväksyntä

Jos sinulla on useita hakemuksia odottamassa:

  1. Valitse haluamasi hakemukset listalta
  2. Klikkaa "Hyväksy valitut" -painiketta
  3. Kaikki valitut hakemukset hyväksytään kerralla

Jäsenen poistaminen

Jos jäsen ei ole enää aktiivinen tai haluaa erota:

  1. Etsi jäsen jäsenluettelosta
  2. Klikkaa jäsenen nimen vieressä olevaa "Poista"-painiketta
  3. Vahvista poisto
  4. Jäsen poistetaan ryhmästä

Huom! Jäsenen poistaminen ei poista hänen osallistumishistoriaansa tapahtumista.

Ylläpitäjien hallinta

Voit lisätä muita ylläpitäjiä ryhmääsi:

  1. Siirry "Asetukset"-osioon
  2. Valitse "Ylläpitäjät"-välilehti
  3. Hae käyttäjää nimellä
  4. Klikkaa "Lisää ylläpitäjäksi"
  5. Käyttäjä saa ylläpitäjän oikeudet välittömästi

Ylläpitäjän poistaminen: 1. Etsi ylläpitäjä listalta 2. Klikkaa "Poista ylläpitäjä" -painiketta 3. Vahvista poisto

Tapahtumien hallinta

Tapahtumien luonti

Voit luoda tapahtumia ryhmällesi kahdella tavalla:

Tapa 1: Ylläpitopaneelin kautta

  1. Siirry "Tapahtumat"-osioon
  2. Klikkaa "Luo uusi tapahtuma" -painiketta
  3. Täytä tapahtuman tiedot:
  4. Nimi
  5. Päivämäärä ja aika
  6. Paikka
  7. Kuvaus
  8. Sarjat (että tapahtumaan voi ilmoittautua, tarvitaan vähintään yksi sarja)
  9. Valitse, mitkä ryhmät voivat osallistua
  10. Tallenna tapahtuma

Tapa 2: Tapahtumakalenterin kautta

  1. Siirry etusivun tapahtumakalenteriin
  2. Klikkaa "Luo tapahtuma" -painiketta
  3. Valitse ryhmäsi tapahtuman järjestäjäksi
  4. Täytä tapahtuman tiedot
  5. Tallenna

Tapahtuman muokkaus

  1. Etsi tapahtuma "Tapahtumat"-osiosta
  2. Klikkaa tapahtuman nimeä
  3. Klikkaa "Muokkaa"-painiketta
  4. Tee tarvittavat muutokset
  5. Tallenna

Osallistujien hallinta

Voit tarkastella ja hallita tapahtuman osallistujia:

  1. Avaa tapahtuma
  2. Siirry "Osallistujat"-välilehdelle
  3. Näet listan kaikista ilmoittautuneista
  4. Voit:
  5. Lisätä osallistujia manuaalisesti
  6. Poistaa osallistujia
  7. Muokata osallistujien tietoja
  8. Viedä osallistujalistan (CSV/Excel)

Tapahtuman poistaminen

  1. Avaa tapahtuma
  2. Klikkaa "Poista tapahtuma" -painiketta
  3. Vahvista poisto

Huom! Tapahtuman poistaminen poistaa myös kaikki siihen liittyvät ilmoittautumiset ja tulokset.

Kyselyt ja palautteet

Kyselytoiminto mahdollistaa palautteen keräämisen jäseniltä ja tapahtumien osallistujilta.

Kyselyn luonti

  1. Siirry "Kyselyt"-osioon
  2. Klikkaa "Luo uusi kysely"
  3. Anna kyselylle nimi ja kuvaus
  4. Lisää kysymyksiä:
  5. Vapaa tekstikenttä
  6. Monivalinta (radio-painikkeet)
  7. Pudotusvalikko
  8. Valintaruudut (useita vastauksia)
  9. Määritä, mitkä kysymykset ovat pakollisia
  10. Tallenna kysely luonnoksena

Kyselyn julkaisu

  1. Avaa kysely
  2. Tarkista, että kaikki kysymykset ovat kunnossa
  3. Klikkaa "Julkaise"-painiketta
  4. Kysely on nyt näkyvissä jäsenille

Kyselyn liittäminen tapahtumaan

Voit liittää kyselyn automaattisesti tapahtumaan:

  1. Avaa kysely
  2. Klikkaa "Liitä tapahtumaan"
  3. Valitse tapahtuma
  4. Määritä, milloin kysely lähetetään:
  5. Heti tapahtuman jälkeen
  6. X tuntia ennen tapahtumaa
  7. X tuntia tapahtuman jälkeen
  8. Manuaalisesti
  9. Tallenna asetukset

Kysely lähetetään automaattisesti tapahtuman osallistujille määritetyn aikataulun mukaan.

Vastausten tarkastelu

  1. Avaa kysely
  2. Siirry "Vastaukset"-välilehdelle
  3. Näet:
  4. Vastausten määrän
  5. Yksittäiset vastaukset
  6. Yhteenvedon (monivalintakysymyksille)
  7. Graafiset esitykset

Tulosten vienti

  1. Avaa kysely
  2. Klikkaa "Vie tulokset" -painiketta
  3. Valitse formaatti (CSV tai Excel)
  4. Lataa tiedosto

Kyselypohjat

Voit luoda kyselypohjia, joita voit käyttää uudelleen:

  1. Luo kysely normaalisti
  2. Merkitse se "Kyselypohjaksi"
  3. Pohja näkyy nyt "Kyselypohjat"-listalla
  4. Voit luoda uuden kyselyn pohjasta klikkaamalla "Käytä pohjaa"

Hyödyllisiä kyselypohjia: - Tapahtumapalaute - Harjoituspalaute - Jäsentyytyväisyyskysely - Kausisuunnitelma

Uutiskirjeet

Uutiskirjetoiminto mahdollistaa automaattisten ja manuaalisten uutiskirjeiden lähettämisen jäsenille.

Uutiskirjeen luonti (manuaalinen)

  1. Siirry "Uutiskirjeet"-osioon
  2. Klikkaa "Luo uutiskirje"
  3. Valitse aikaväli (esim. viimeinen viikko)
  4. Valitse, mitkä tapahtumat sisällytetään
  5. Järjestelmä luo automaattisesti uutiskirjeen AI:n avulla
  6. Tarkista ja muokkaa sisältöä tarvittaessa
  7. Kopioi sisältö ja lähetä haluamallasi tavalla

Huom! Uutiskirje luodaan suomeksi ja sisältää: - Yhteenvedon valittujen tapahtumien osallistujista - Tilastoja - Kohokohtia

Automaattiset uutiskirjeet

Voit määrittää automaattisia uutiskirjeitä, jotka lähetetään säännöllisesti:

Asetukset

  1. Siirry "Uutiskirjeet"-osioon
  2. Klikkaa "Uutiskirjeasetukset"
  3. Valitse uutiskirjetyyppi:
  4. Menneisyyden katsaus: Yhteenveto menneiden tapahtumien osallistumisista

  5. Tulevaisuuden katsaus: Yhteenveto tulevista tapahtumista

  6. Määritä lähetystiheys:

  7. Viikoittain (valitse viikonpäivä)

  8. Kuukausittain (valitse päivä)

  9. Määritä lähetysaika (esim. 09:00)

  10. Valitse aikaväli:

  11. Menneisyyden katsaus: Kuinka monta päivää taaksepäin (7, 14, 30, 60, 90)
  12. Tulevaisuuden katsaus: Kuinka monta päivää eteenpäin (7, 14, 30, 60, 90)

Sisältöasetukset

Voit valita, mitä uutiskirje sisältää:

Menneisyyden katsaus: - ✓ Aktiviteettien yhteenveto - ✓ Osallistujalistat - ✓ Aktiivisimmat jäsenet - ✓ Uudet jäsenet - ✓ Tilastot - ✓ Jäsenten kohokohtia

Tulevaisuuden katsaus: - ✓ Tulevat tapahtumat - ✓ Ilmoittautumiskehotukset - ✓ Muistutukset - ✓ Tiedotteet

Kohderyhmä

Voit määrittää, keille uutiskirje lähetetään: - Kaikki jäsenet - Vain aktiiviset jäsenet (määritä aktiivisuuskynnys) - Jäsenet, jotka ovat sallineet uutiskirjeet - Poista ylläpitäjät vastaanottajista

Ulkoasu

  • Sisällytä ryhmän logo
  • Käytä kompaktia asettelua
  • Lisää sosiaalisen median linkit
  • Mukautettu alatunnisteteksti

Uutiskirjeen lähetyshistoria

  1. Siirry "Uutiskirjeet"-osioon
  2. Valitse "Lähetyshistoria"
  3. Näet listan kaikista lähetetyistä uutiskirjeistä:
  4. Lähetyspäivä
  5. Vastaanottajien määrä
  6. Sisältö
  7. Tila (lähetetty/epäonnistunut)

Raportit ja tilastot

Raportit-osio tarjoaa kattavat tilastot ryhmäsi toiminnasta.

Osallistumistilastot

  1. Siirry "Raportit"-osioon
  2. Valitse "Osallistumistilastot"
  3. Valitse aikaväli
  4. Näet:
  5. Osallistumisten määrän aikavälillä
  6. Osallistumisten kehitys (kaavio)
  7. Aktiivisimmat jäsenet
  8. Suosituimmat tapahtumat

Jäsentilastot

  1. Valitse "Jäsentilastot"
  2. Näet:
  3. Jäsenmäärän kehitys
  4. Uudet jäsenet aikavälillä
  5. Eronneet jäsenet
  6. Jäsenten aktiivisuusjakauma

Tapahtumatilastot

  1. Valitse "Tapahtumatilastot"
  2. Näet:
  3. Tapahtumien määrä aikavälillä
  4. Keskimääräinen osallistujamäärä
  5. Suosituimmat tapahtumatyypit
  6. Tapahtumien jakautuminen kuukausittain

Raporttien vienti

Kaikki raportit voi viedä: 1. Klikkaa "Vie raportti" -painiketta 2. Valitse formaatti: - CSV (taulukkolaskentaohjelmiin) - Excel - PDF 3. Lataa tiedosto

Ryhmän asetukset

Perustiedot

  1. Siirry "Asetukset"-osioon
  2. Valitse "Perustiedot"
  3. Voit muokata:
  4. Ryhmän nimi
  5. Kuvaus
  6. Yhteystiedot
  7. Kotisivu
  8. Tallenna muutokset

Kuvat ja niiden muokkaus

  1. Valitse "Kuvat"-välilehti
  2. Voit ladata:
  3. Kansikuva
  4. Muita kuvia
  5. Klikkaa "Lataa kuva" ja valitse tiedosto
  6. Rajaa kuva tarvittaessa
  7. Tallenna

Suositukset: - Kansikuva: 1200x400 px, PNG tai JPG - Maksimikoko: 5 MB

Näkyvyysasetukset

  1. Valitse "Näkyvyys"-välilehti
  2. Määritä:
  3. Onko ryhmä julkinen vai yksityinen
  4. Voivatko käyttäjät hakea jäsenyyttä vapaasti
  5. Näkyykö ryhmä hakutuloksissa
  6. Näkyykö jäsenluettelo julkisesti
  7. Tallenna asetukset

Näkyvyysvaihtoehdot: - Julkinen ryhmä: Kaikki näkevät ryhmän ja sen tapahtumat - Yksityinen ryhmä: Vain jäsenet näkevät ryhmän sisällön - Piilotettu ryhmä: Ryhmä ei näy hauissa, mutta suora linkki toimii

Liitetyt seurat

Jos ryhmäsi on liitetty seuraan:

  1. Valitse "Seurat"-välilehti
  2. Näet listan liitetyistä seuroista
  3. Voit:
  4. Lisätä uusia seuroja
  5. Poistaa seuroja
  6. Muokata seuran roolia ryhmässä

Ryhmän poistaminen

Varoitus: Ryhmän poistaminen on pysyvä toimenpide!

  1. Siirry "Asetukset"-osioon
  2. Valitse "Poista ryhmä" (alareunassa)
  3. Vahvista poisto kirjoittamalla ryhmän nimi
  4. Klikkaa "Poista pysyvästi"

Mitä tapahtuu poiston jälkeen: - Ryhmä poistetaan pysyvästi - Jäsenet menettävät jäsenyyden - Tapahtumat säilyvät, mutta eivät ole enää liitetty ryhmään - Kyselyt ja vastaukset poistetaan - Uutiskirjeet poistetaan

Usein kysytyt kysymykset

Jäsenhallinta

K: Miten saan ilmoituksen uusista jäsenhakemuksista?

V: Mene profiiliisi → Asetukset → Ilmoitukset ja varmista, että "Jäsenhakemusilmoitukset" on päällä. Saat sähköposti-ilmoituksen jokaisesta uudesta hakemuksesta.

K: Voiko jäsen liittyä ryhmään ilman hyväksyntää?

V: Riippuu ryhmän asetuksista. Jos "Automaattinen hyväksyntä" on päällä, jäsenet liittyvät automaattisesti. Muuten heidän hakemuksensa täytyy hyväksyä manuaalisesti.

K: Miten poistan jäsenen, joka ei ole enää aktiivinen?

V: Mene Jäsenet-osioon, etsi jäsen ja klikkaa "Poista jäsen". Jäsen poistetaan välittömästi, mutta hänen osallistumishistoriansa säilyy.

K: Voiko poistettu jäsen liittyä uudelleen?

V: Kyllä, poistettu jäsen voi hakea jäsenyyttä uudelleen normaalisti.

Tapahtumat

K: Miten luon sarjoja tapahtumaan?

V: Avaa tapahtuma → Sarjat → Lisää sarja. Anna sarjalle nimi (esim. "H21", "D18") ja tallenna.

K: Voiko tapahtumaan osallistua muiden ryhmien jäseniä?

V: Kyllä, voit valita tapahtuman luonnissa, mitkä ryhmät voivat osallistua. Voit myös sallia osallistumisen kaikilta.

K: Miten lisään tuloksia tapahtumaan?

V: Avaa tapahtuma → Tulokset → Tuo tulokset. Voit tuoda tuloksia useista eri formaateista (IRMA, IOF XML, Rastilippu, jne.).

K: Voiko tapahtuman muokata sen jälkeen, kun siihen on ilmoittauduttu?

V: Kyllä, voit muokata tapahtumaa milloin tahansa. Osallistujat näkevät päivitetyt tiedot automaattisesti.

Kyselyt

K: Voiko kyselyn muokata sen jälkeen, kun se on julkaistu?

V: Voit muokata kyselyn kuvausta ja asetuksia, mutta et kysymyksiä sen jälkeen, kun ensimmäinen vastaus on tullut. Tämä varmistaa vastausten johdonmukaisuuden.

K: Miten saan kyselyyn enemmän vastauksia?

V: Liitä kysely tapahtumaan, jolloin se lähetetään automaattisesti osallistujille. Voit myös lähettää muistutuksen kyselystä uutiskirjeessä.

K: Voiko kyselyn vastata anonyymisti?

V: Ei, kaikki vastaukset ovat käyttäjätunnukseen sidottuja. Tämä mahdollistaa vastausten seurannan ja estää duplikaatit.

Uutiskirjeet

K: Miten usein uutiskirjeitä kannattaa lähettää?

V: Suositus on viikoittain tai kuukausittain. Liian tiheä lähetys voi ärsyttää jäseniä, liian harva taas vähentää sitoutumista.

K: Voiko jäsen kieltäytyä uutiskirjeistä?

V: Kyllä, jäsenet voivat hallita ilmoitusasetuksiaan profiilinsa kautta. Kunnioita aina jäsenten toiveita.

K: Miten AI luo uutiskirjeen sisällön?

V: AI analysoi valitun aikavälin tapahtumat ja osallistumiset ja luo niistä yhteenvedon suomeksi. Voit aina muokata sisältöä ennen lähettämistä.

Raportit

K: Miten voin seurata ryhmän aktiivisuutta?

V: Raportit-osiossa on useita työkaluja: osallistumistilastot, jäsentilastot ja tapahtumatilas. Voit myös viedä raportteja Excel-muotoon tarkempaa analyysiä varten.

K: Voiko raportteja jakaa muille?

V: Voit viedä raportteja PDF- tai Excel-muotoon ja jakaa niitä vapaasti. Huomioi kuitenkin tietosuoja-asiat.

Yleiset

K: Miten saan lisää ylläpitäjiä ryhmään?

V: Asetukset → Ylläpitäjät → Hae käyttäjää → Lisää ylläpitäjäksi. Ylläpitäjät saavat samat oikeudet kuin sinä.

K: Voiko ylläpitäjän oikeuksia rajoittaa?

V: Ei, kaikilla ylläpitäjillä on samat oikeudet. Jos haluat rajoitetumpia oikeuksia, harkitse erillisen roolin luomista.

K: Miten saan apua, jos jokin ei toimi?

V: Ota yhteyttä järjestelmän tukeen tai lähetä viesti pääkäyttäjille. Voit myös tarkistaa järjestelmän dokumentaation osoitteesta [linkki].

Vinkkejä ja parhaita käytäntöjä

Jäsenhallinta

  • Hyväksy jäsenhakemukset säännöllisesti (vähintään kerran viikossa)
  • Lähetä tervetuloviesti uusille jäsenille
  • Pidä jäsenluettelo ajan tasalla
  • Poista passiiviset jäsenet vuosittain

Tapahtumat

  • Luo tapahtumat hyvissä ajoin (vähintään 2 viikkoa etukäteen)
  • Lisää selkeä kuvaus ja ohjeet
  • Päivitä tapahtuman tiedot, jos jotain muuttuu
  • Lisää tulokset mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen

Viestintä

  • Lähetä säännöllisesti uutiskirjeitä
  • Käytä kyselyitä palautteen keräämiseen
  • Vastaa jäsenten viesteihin nopeasti
  • Pidä jäsenet ajan tasalla ryhmän toiminnasta

Tilastot

  • Seuraa ryhmän aktiivisuutta säännöllisesti
  • Tunnista aktiivisimmat jäsenet ja palkitse heitä
  • Analysoi, mitkä tapahtumat ovat suosituimpia
  • Käytä tilastoja toiminnan suunnitteluun

Yhteystiedot ja tuki

Jos tarvitset apua tai sinulla on kysymyksiä, ota yhteyttä:

  • Tekninen tuki: [sähköpostiosoite]
  • Pääkäyttäjät: Löydät järjestelmän pääkäyttäjät "Yhteystiedot"-sivulta
  • Dokumentaatio: [linkki dokumentaatioon]
  • Käyttäjäfoorumi: [linkki foorumiin]

Päivitetty: Tammikuu 2026
Versio: 1.0

Back to Guides